Generierungsverlauf und Downloads

Jede Dokumentserie, die du generierst, wird für begrenzte Zeit in deinem Verlauf gespeichert. Dieser Guide erklärt, was du auf der Seite Generierungsverlauf siehst, wie du deine Dokumente in jedem Format herunterlädst und wie Aufbewahrung und Löschung funktionieren.

Auf deinen Verlauf zugreifen

Öffne Verlauf in der Hauptnavigation. Jede Generierung erscheint als Karte mit:

• dem Stellentitel und dem Unternehmen (plus Ort, falls bekannt)
• einem Sprach-Chip (DE, EN, FR oder IT)
• einem Status-Badge: Verarbeitung (mit Live-Spinner), Bereit oder Fehlgeschlagen. Läuft eine Generierung noch, sind aber bereits alle Dokumente fertig, wechselt der Badge zu Zum Download bereit.
• einer Cloud-Sync-Anzeige, die zeigt, ob Dokumente in dein verbundenes Cloud-Laufwerk hochgeladen wurden (siehe unten)
• der Angabe, wie lange die Erstellung zurückliegt, und einem Ablauf-Countdown neben einem kleinen Uhr-Symbol — zum Beispiel „29T", „5Std" oder „Bald" —, der rot wird, sobald Abgelaufen erscheint. Fahre mit der Maus darüber, um das genaue Löschdatum zu sehen.

Klicke auf eine Karte, um sie aufzuklappen. Die erweiterte Ansicht zeigt zusätzlich den Ton, das verwendete CV, die Quelle der Stelle (Aus Stellenlink, PDF-Upload oder Manuelle Eingabe), den Ort, einen klickbaren Link zur Original-Ausschreibung (bei per Link erfassten Stellen) sowie die vollständigen Daten Erstellt und Läuft ab.

Bei Sortierung nach Datum werden Einträge in die Abschnitte Heute, Gestern, Diese Woche und Diesen Monat gruppiert. Lange Verläufe laden seitenweise — klicke unten auf Mehr laden.

Suchen, Filtern und Sortieren

Die Suchleiste („Nach Stellentitel oder Unternehmen suchen...") trifft nur Stellentitel und Firmennamen — sie durchsucht keine Dokumentinhalte.

Auf dem Desktop liegen fünf Filter-Dropdowns unter der Suchleiste:

• Status: Alle, Abgeschlossen, In Bearbeitung, Fehlgeschlagen — jeweils mit Live-Zähler
• Datum: Alle, Letzte 7 Tage, Letzte 30 Tage, Letzte 3 Monate
• Quelle: Alle Quellen, Aus Stellenlink, PDF-Upload, Manuelle Eingabe
• Sprache und Ton: befüllt aus den in deinem Verlauf tatsächlich vorhandenen Sprachen und Tönen

Eine Schaltfläche Filter löschen setzt alles zurück, und während Filter aktiv sind, erscheint ein Zähler „X von Y Elementen angezeigt". Das Dropdown Sortieren nach bietet Neueste, Älteste, A-Z Stellentitel und A-Z Unternehmen.

Auf Smartphones und kleinen Bildschirmen öffnet eine einzelne Schaltfläche Filtern (mit einem Badge, das aktive Filter zählt) einen Bereich mit denselben Steuerelementen.

Einzelne Dokumente herunterladen

Jede Karte hat eine Herunterladen-Schaltfläche, die ein Menü öffnet (auf dem Smartphone ein Bottom Sheet). Darin ist jeder Dokumenttyp mit farbigen Format-Bubbles aufgeführt:

• Motivationsschreiben, Bewerbungs-E-Mail, Interview-Fragen & Antworten, Stellenzusammenfassung — verfügbar als PDF (rot), DOCX (blau) und TXT (grau)
• Stellenausschreibung — die archivierte Kopie der Original-Ausschreibung, nur als PDF
• Bewerbungs-E-Mail — zusätzlich als EML verfügbar (ein versandfertiger E-Mail-Entwurf — siehe unten)

Klicke auf eine ausgefüllte Bubble, um die Datei herunterzuladen. Der Zustand der Bubbles zeigt dir, was los ist:

• Ausgefüllt — bereit; zum Herunterladen klicken
• Spinner — die Datei wird noch generiert; sie wird klickbar, sobald sie fertig ist, auch während der Rest der Generierung noch läuft
• Ausgegraut — die Datei ist abgelaufen oder konnte nicht erstellt werden

Was du bekommst — in jedem Konto, auch gratis: alle fünf Dokumente als saubere PDFs, dazu bearbeitbare Word- (.docx) und Textversionen (.txt) aller Dokumente, die Bewerbungs-E-Mail zusätzlich als versandfertiger E-Mail-Entwurf (.eml).

Die EML-Bubble bei der Bewerbungs-E-Mail — Neben PDF, DOCX und TXT bietet die Bewerbungs-E-Mail einen EML-Download: eine versandfertige E-Mail-Entwurfsdatei. Lade die Datei herunter und öffne sie per Doppelklick — sie öffnet sich in deinem Standard-E-Mail-Programm (Outlook, Apple Mail, Thunderbird...) als Entwurf mit ausgefüllter Betreffzeile und den generierten Dokumenten dieses Laufs bereits im Anhang; enthält die Stellenausschreibung eine Kontakt-E-Mail-Adresse, ist auch der Empfänger vorausgefüllt. Prüfe den Entwurf, passe an, was du möchtest, und versende ihn aus deinem eigenen Postfach — preparAItor versendet nie E-Mails in deinem Namen. Beachte: Generierungen, die vor Einführung dieser Funktion erstellt wurden, enthalten keinen Entwurf — bei älteren Einträgen erscheint keine EML-Bubble.

Downloads kosten nie Credits. Gegen Schnellfeuer-Anfragen gibt es ein kurzes Rate Limit — wer zu schnell klickt, sieht „Zu viele Download-Anfragen. Bitte warte einen Moment und versuche es erneut."

Alle herunterladen (ZIP)

Alle herunterladen (ZIP) ist der oberste Eintrag im selben Download-Menü — keine separate Schaltfläche. Hinweise:

• Er erscheint erst, wenn die Generierung Bereit ist. Während der Verarbeitung werden nur die einzelnen Format-Bubbles angezeigt.
• Er ist für alle Konten verfügbar — genau wie die Einzeldownloads.
• Eine Zusammenfassungszeile darunter („X Dokumente, Y Dateien") zeigt, was das ZIP enthalten wird; beim Überfahren mit der Maus werden die genauen Formate aufgelistet. Das kleine Zahnrad-Symbol daneben springt direkt zu den Einstellungen.

Welche Dokumenttypen und Formate ins ZIP wandern, wählst du unter Einstellungen → Präferenzen im Abschnitt Massen-Download / ZIP-Datei: Hake unter Dokumentenformate pro Dokumenttyp jedes Format an oder ab. Abgewählte Formate werden weiterhin generiert — sie fehlen nur im ZIP. Pro Dokumenttyp muss mindestens ein Format ausgewählt bleiben, damit er erscheint.

Der ZIP-Dateiname enthält Downloaddatum, Unternehmen und Stellentitel (Sonderzeichen werden zu Unterstrichen, lange Namen gekürzt). Im Archiv liegen alle Dateien im Stammverzeichnis ohne Unterordner, und jeder Dateiname codiert Datum, Unternehmen, Stellentitel und den Dokumentnamen in der Ausgabesprache der Generierung — zum Beispiel „Application_Letter" auf Englisch oder „Bewerbungsschreiben" auf Deutsch —, sodass die Dateien in jedem Dateimanager sauber sortieren. Das Erstellen des ZIP dauert üblicherweise 5–15 Sekunden.

Cloud-Sync

Fertige Dokumente werden automatisch in dein verbundenes Google Drive oder OneDrive hochgeladen. Das Cloud-Symbol auf jeder Karte zeigt den Zustand: Synchronisiert (während des Hochladens und, nach Abschluss, mit Dateianzahl) oder Fehlgeschlagen; Tooltips erklären jeden „nicht synchronisiert"-Zustand — in deinen Einstellungen deaktiviert oder noch kein Cloud-Laufwerk verbunden. Verbinde und verwalte Laufwerke unter Einstellungen → Cloud-Speicher. Siehe Cloud-Speicher einrichten.

Eine Generierung zum Tracker hinzufügen

Abgeschlossene Generierungen zeigen in der Aktionszeile der Karte eine Schaltfläche Zum Tracker hinzufügen. Ein Klick erstellt einen Eintrag im Application Tracker; das Symbol wechselt danach zu Im Tracker. Das ist wichtig, weil der Verlauf kurzlebig ist (höchstens 30 Tage), während Tracker-Einträge 365 Tage bestehen bleiben — der richtige Ort für Status, Follow-ups und Ergebnisse. Die Tracker-Kapazität beträgt 300 Bewerbungen — in jedem Konto. Siehe Application Tracker.

Dokumentaufbewahrung

Der Generierungsverlauf ist absichtlich kurzlebig. Dokumente werden nach deiner konfigurierten Aufbewahrungsfrist automatisch gelöscht:

• Verfügbare Zeiträume: 1 Tag, 7 Tage oder 30 Tage (Standard und Maximum)
• Konfigurieren unter: Einstellungen → Präferenzen, bei Datenaufbewahrungsfrist
• Die Frist wird beim Erstellen einer Generierung angewendet — eine Änderung der Einstellung betrifft nur neue Generierungen; bestehende Einträge behalten den Ablauf, mit dem sie entstanden sind
• Nach Ablauf können Dateien nicht mehr heruntergeladen werden und der Eintrag wird dauerhaft gelöscht — es gibt keine Wiederherstellung
• E-Mail-Erinnerung: 7 Tage vor Ablauf erhältst du eine Warn-E-Mail. Wer 1 Tag oder 7 Tage eingestellt hat, hat sich bewusst für flüchtige Speicherung entschieden und erhält keine Erinnerung.

Lade wichtige Dokumente vor Ablauf herunter oder verlasse dich auf Cloud-Sync als automatisches Backup. Für eine langfristige Aufzeichnung der Bewerbung selbst nutze Zum Tracker hinzufügen.

Generierungen löschen

Um eine einzelne Generierung zu löschen, öffne das 3-Punkte-Menü auf ihrer Karte und wähle Löschen. Ein Bestätigungsdialog (Generierung löschen?) listet auf, was entfernt wird: alle generierten Dokumente, Metadaten und die Stellendetails dieser Generierung — dein CV und der ursprüngliche Stelleneintrag bleiben unberührt. Bestätige mit Dauerhaft löschen.

Um mehrere auf einmal zu löschen, klicke auf das Checklisten-Symbol (Mehrere auswählen) im Seitenkopf. Die Karten erhalten Checkboxen, und eine Leiste mit Alle auswählen, der Anzahl ausgewählter Einträge und Ausgewählte löschen erscheint. Bestätige im Dialog, um alle zu entfernen.

Gut zu wissen:

• Die Löschung ist sofort und unumkehrbar.
• Das Löschen einer Generierung erstattet die Credits nicht, die sie gekostet hat — Löschen ist Aufräumen, keine Stornierung.
• Während der Verarbeitung kannst du eine Generierung nicht löschen — der Menüeintrag ist deaktiviert, mit dem Hinweis „Generierung läuft — Löschen möglich, sobald sie abgeschlossen ist". Karten in Verarbeitung sind auch von der Mehrfachauswahl ausgenommen.
• Bereits in dein Google Drive oder OneDrive synchronisierte Dateien werden nicht angetastet — entferne sie selbst aus deinem Laufwerk, wenn sie weg sollen.

Bleiben die Formate verfügbar?

Ja. Die Word-, Text- und EML-Formate sowie „Alle herunterladen" sind in jedem Konto dauerhaft enthalten — es gibt kein Abo, das auslaufen könnte, und ein leeres Credit-Guthaben sperrt nichts. Bereits heruntergeladene oder in dein eigenes Cloud-Laufwerk synchronisierte Dateien gehören ohnehin dir.

Tipps

• Lade wichtige Dokumente lokal herunter, sobald sie fertig sind
• Nutze den Quelle-Filter, um alles zu finden, was du über einen bestimmten Erfassungsweg generiert hast — zum Beispiel alle PDF-Upload-Stellen
• Lass die Aufbewahrung während einer aktiven Suche auf 30 Tage, damit dich die Erinnerungs-E-Mail vor Ablauf erreichen kann; wechsle danach aus Datenschutzgründen auf 1 Tag oder 7 Tage
• Kombiniere Verlauf und Tracker: Der Verlauf hält die Dateien (bis zu 30 Tage), der Tracker den Eintrag (365 Tage)

Nächste Schritte

• Interviewvorbereitung — Hole das Beste aus deinem Dokument Interview-Fragen & Antworten heraus
• Cloud-Speicher einrichten — Dokumente automatisch mit Google Drive oder OneDrive synchronisieren
• Application Tracker — Langfristige Aufzeichnungen für jede Bewerbung