Modèles personnalisés - Téléversez votre propre modèle Word

Apportez votre propre identité visuelle. Construisez un modèle de lettre de motivation une fois dans Microsoft Word, insérez quelques placeholders comme [firstName] et [companyName], et chaque génération sort à l'image de votre propre document — pas d'un modèle système par défaut. Ce guide vous présente les deux modèles intégrés, quand les modèles personnalisés sont disponibles, chaque placeholder compris par le moteur, comment téléverser et les règles pratiques pour un modèle qui se remplit proprement à chaque fois.

À quoi servent les modèles personnalisés

Les modèles contrôlent la mise en page visuelle de votre lettre de motivation générée — polices, espacement, en-têtes, pieds de page, blocs de signature, votre nom en haut dans exactement la police que vous voulez. preparAItor livre deux modèles intégrés qui rendent bien par défaut. Par-dessus, l'abonnement Premium vous permet de téléverser votre propre modèle .docx pour que chaque lettre corresponde à votre style personnel ou à votre papier à en-tête de consultant.

Vous construisez un modèle personnalisé une fois dans Microsoft Word (ou tout éditeur capable d'écrire du .docx), vous marquez les endroits où le contenu doit s'insérer avec des variables placeholders comme [firstName], et vous téléversez le fichier. À partir de là, toute génération peut être rendue dans votre modèle. Entièrement à votre image, zéro mise en forme manuelle.

Ce à quoi s'appliquent les modèles personnalisés : la lettre de motivation uniquement. L'e-mail de candidature, les Q&R d'entretien, le résumé du poste et l'offre d'emploi continuent d'utiliser les mises en page système — ceux-ci ne sont pas templatables par l'utilisateur aujourd'hui.

Disponibilité par abonnement

Le téléversement de modèles personnalisés est Premium uniquement. Les utilisateurs Free, Starter et Pro ne peuvent utiliser que les deux modèles intégrés.

C'est la bonne image des abonnements — les modèles personnalisés ne sont pas inclus dans Pro. Si vous avez besoin de papier à en-tête personnalisé pour chaque candidature, Premium est l'abonnement qui les débloque.

Les deux modèles intégrés

preparAItor livre deux modèles fournis par le système, mais ils ne sont pas disponibles sur exactement les mêmes abonnements :

• Standard Template — la mise en page par défaut. Sur Free, le document généré porte un petit pied de page « Generated with preparAItor » ; sur tous les abonnements payants (Starter, Pro, Premium), ce pied de page est supprimé.
• Premium Professional — une mise en page nette, sans filigrane. Disponible sur Starter, Pro et Premium.

Les deux sont testés dans les quatre langues de sortie (anglais, allemand, français, italien) et gèrent proprement les lettres longues. Vous pouvez les utiliser sans configuration — choisissez-en un à la génération ou définissez un modèle par défaut dans les Paramètres.

Si l'un des modèles intégrés vous convient, c'est fini — pas de téléversement requis. Les modèles personnalisés sont pour quand les modèles intégrés ne sont pas les vôtres.

Exigences pour un modèle personnalisé

Avant de téléverser, assurez-vous que le fichier respecte ces règles :

• Format — .docx uniquement (Word 2007 ou plus récent). .doc, .rtf, .odt et .pdf sont tous rejetés. Exportez depuis votre éditeur vers .docx au besoin.
• Taille — maximum 1 Mo par fichier. Un modèle de lettre en texte est généralement bien en dessous de 100 Ko ; si vous atteignez 1 Mo, vous avez probablement des images intégrées qui devraient être allégées ou supprimées.
• Pas de macros — les documents VBA / activés par macro sont bloqués pour raisons de sécurité. Enregistrez en .docx, pas en .docm.
• Non protégé par mot de passe et non corrompu — le fichier doit s'ouvrir proprement.

La validation s'exécute automatiquement au téléversement, et vous obtiendrez un message clair en cas d'échec.

Syntaxe des placeholders - trois règles

Les placeholders sont la magie qui transforme votre mise en page en lettre de motivation remplie. Ils suivent trois règles simples :

1. Crochets simples — [firstName], pas {firstName} ni [[firstName]].
2. Noms en camelCase — [companyName], pas [company_name] ni [company-name].
3. Insensibles à la casse — [firstName], [firstname] et [FIRSTNAME] fonctionnent tous de la même façon. Être cohérent dans votre modèle reste une bonne habitude.

À la génération, chaque placeholder est remplacé par la valeur correspondante issue de votre CV, de l'offre analysée ou du contenu généré par IA.

Les champs vides suppriment leur ligne

Si un placeholder n'a pas de valeur pour une génération donnée — disons que l'offre n'incluait pas de personne de contact, donc [companyContactPerson] est vide — le moteur supprime la ligne entière contenant ce placeholder plutôt que de laisser un blanc ou le texte [companyContactPerson] brut.

C'est pour cela que votre modèle peut inclure des champs optionnels en toute sécurité : quand ils sont présents, ils apparaissent ; quand ils manquent, la ligne disparaît et la mise en page reste propre. Mettez chaque placeholder optionnel sur sa propre ligne pour en tirer tout parti.

Référence complète des placeholders

Les placeholders sont groupés en quatre catégories. Ce sont les seuls noms reconnus par le moteur.

Personnel (10 placeholders)

Entreprise (15 placeholders, y compris champs d'enrichissement)

Poste (9 placeholders)

Contenu (1 requis + 2 alias)

Placeholders réservés

[emailText], [emailSubject], [interviewText] et [jobSummaryText] sont réservés aux mises en page système pour l'e-mail, l'entretien et le résumé de poste. Ils ne sont pas consommés par les modèles personnalisés de lettre téléversés — les mettre dans votre modèle ne fera rien d'utile.

Comment téléverser un modèle

Une fois votre .docx prêt, le flux de téléversement est rapide :

1. Ouvrez Paramètres → Modèles.
2. Cliquez sur Upload New Template.
3. Sélectionnez votre fichier .docx sur votre machine.
4. Donnez au modèle un nom que vous reconnaîtrez plus tard (p. ex. « Formel DE - long » ou « Conseil en-tête EN »).
5. Le fichier est validé automatiquement - généralement en une ou deux secondes. Si la validation passe, le modèle apparaît dans votre bibliothèque et est disponible pour toute nouvelle génération.
6. Le premier modèle que vous téléversez devient automatiquement votre modèle par défaut. Ensuite, vous pouvez promouvoir n'importe quel modèle au rang de modèle par défaut à tout moment.

Si la validation échoue, vous recevrez un message expliquant pourquoi. Corrigez le problème et re-téléversez. La validation ne coûte pas de crédits, itérer est donc gratuit.

Ce que la validation rejette

Raisons courantes d'un échec de téléversement :

• Mauvais format - le fichier n'est pas .docx (p. ex. .doc, .rtf, .odt, .pdf, .txt).
• Trop volumineux - le fichier dépasse 1 Mo. Généralement des images intégrées ; remplacez les logos haute résolution par des versions compressées.
• Contient des macros - tout code VBA est rejeté. Réenregistrez le fichier en .docx (pas en .docm) après avoir retiré les macros.
• Protégé par mot de passe - retirez le mot de passe avant le téléversement.
• Corrompu - le .docx n'a pas pu être analysé. Ouvrez-le dans Word, enregistrez une nouvelle copie et téléversez celle-ci.

Un modèle d'exemple minimal

Un modèle de lettre de motivation minimal ressemble à ceci dans Word :

[fullName]
[address]
[city], [postalCode]
[email] · [phone]

[currentDate]

[companyName]
[companyAddress]
[companyCity]

[applicationFor] [jobTitle]

[applicationText]

[signature]

C'est tout. Chaque placeholder est sur sa propre ligne là où cela a du sens, donc si [companyAddress] ou [companyCity] manquent, les lignes s'effacent proprement. Remplacez chaque ligne par votre propre formulation - le moteur ne se soucie que de trouver les placeholders sous la bonne forme.

Plafond de stockage et suppression de modèles

Vous pouvez stocker jusqu'à 10 modèles personnalisés sur Premium. Si vous atteignez cette limite, supprimez-en un que vous n'utilisez plus avant d'en téléverser un nouveau.

Si vous supprimez le modèle actuellement défini par défaut, le modèle personnalisé restant le plus récent est automatiquement promu pour devenir le nouveau par défaut. Si vous supprimez tous les modèles personnalisés, la génération revient aux mises en page intégrées Standard / Premium Professional.

Choisir un modèle à la génération

Il y a deux façons de choisir le modèle utilisé :

• Modèle par défaut - définissez-le une fois dans Paramètres → Modèles. Toute nouvelle génération utilise ce modèle sauf si vous le remplacez. Votre premier modèle téléversé est défini par défaut automatiquement ; vous pouvez changer le par défaut à tout moment.
• Remplacement par génération - sur l'écran de génération (étape 3 de l'assistant), choisissez n'importe quel modèle de votre bibliothèque (y compris les deux intégrés) pour cette candidature spécifique. Utile quand vous voulez votre modèle personnalisé pour les candidatures sérieuses et un modèle intégré neutre pour les explorations.

Le même modèle peut être utilisé dans les quatre langues de sortie - les placeholders adaptés à la langue comme [applicationFor] et [currentDate] s'adaptent automatiquement, donc vous n'avez pas strictement besoin de fichiers séparés par langue.

Bonnes pratiques pour un modèle qui se remplit proprement

Un modèle que le moteur peut remplir proprement est un modèle qui utilise des outils standards et qui reste discret.

• Utilisez des polices standards. Arial, Times New Roman et Calibri s'affichent de manière prévisible. Les polices personnalisées peuvent ne pas s'afficher de façon cohérente dans la conversion PDF finale.
• Gardez une mise en forme simple. Des paragraphes et titres directs fonctionnent mieux que des mises en page multi-colonnes complexes ou des styles personnalisés.
• Évitez les tableaux et graphiques complexes. Ils peuvent interférer avec le remplacement des placeholders et la conversion du document en PDF. Les mises en page simples à une colonne sont les plus sûres.
• Placez les placeholders dans des paragraphes du corps, pas dans des zones de texte. Le remplacement dans les zones de texte fonctionne mais est plus fragile que le texte de paragraphe régulier. Placez [fullName] dans un paragraphe normal, pas dans un en-tête en zone de texte.
• Incluez chaque placeholder dont vous avez besoin. [companyName] manquant signifie que la lettre n'adresse pas l'employeur. [applicationText] manquant signifie que le modèle n'a aucun contenu de corps du tout.
• Pas de macros. VBA / macros sont rejetés au téléversement pour raisons de sécurité. Enregistrez en .docx, pas en .docm.
• Testez avec des données d'exemple. Téléversez votre modèle, lancez une génération, ouvrez le résultat et vérifiez que chaque placeholder est arrivé là où vous vous y attendez. Corrigez, re-téléversez, recommencez. Le validateur attrape les erreurs de syntaxe ; seule une vraie génération attrape les bugs de mise en page.
• Gardez un modèle maître par langue. Certaines conventions diffèrent selon la locale - formatage d'adresse, ordre de date, formules de fin. Il est plus propre de dupliquer votre modèle maître et de l'ajuster par langue plutôt que d'entasser quatre variantes dans un seul fichier.
• Ne codez pas en dur les infos personnelles. Utilisez des placeholders ([fullName], [email], [phone]) pour que votre modèle continue à fonctionner quand votre adresse ou votre téléphone change.

Astuces

Quelques raccourcis pratiques qui font gagner du temps :

• Partez d'un document Word modifiable généré comme référence. Téléchargez une lettre finalisée depuis une génération récente (Pro et Premium incluent la sortie Word modifiable), ouvrez-la dans Word et utilisez-la comme squelette de votre propre modèle. Vous obtenez gratuitement la structure attendue - ajoutez simplement votre identité et remplacez les valeurs remplies par les bons noms de placeholders.
• Nommez vos modèles clairement. « Formel DE - long » bat « Template 3 » quand vous choisissez dans la liste six mois plus tard.
• Supprimez les anciennes ébauches avant de téléverser des remplacements. Si vous êtes proche de la limite de 10 modèles, supprimez d'abord les versions obsolètes ; n'empilez pas v1, v2 et v3 dans votre bibliothèque.
• Itérez avec une offre d'exemple. Enregistrez une génération de test réaliste et réutilisez-la chaque fois que vous ajustez votre modèle. Ainsi, vous comparez toujours la même chose entre versions.
• Gardez une sauvegarde de votre .docx localement. Les modèles sont faciles à remplacer, mais si vous avez investi du temps dans la mise en page, conservez le fichier source sur votre machine. La copie téléversée sert à la génération ; le maître vit sur votre disque.

Guides connexes

• Comment générer vos documents de candidature - où vous choisissez le modèle à utiliser pour une génération.
• Processus de génération de documents - regard approfondi sur la sélection de modèles, la langue, le ton et les options de personnalisation.
• Optimisation du CV - les champs du CV qui alimentent [firstName], [address] et [signature] dans votre modèle.
• Gestion de l'abonnement - ce qui est inclus dans chaque abonnement, y compris le quota de modèles personnalisés Premium.

Les modèles personnalisés sont une configuration unique qui paye à chaque génération ensuite. Prenez les 30 minutes pour construire un .docx propre avec les placeholders dont vous avez besoin, téléversez-le, et chaque lettre que vous enverrez ensuite aura votre signature.