Eigene Vorlagen - Lade deine eigene Word-Vorlage hoch

Bring dein eigenes Branding ein. Baue einmalig eine Motivationsschreiben-Vorlage in Microsoft Word, setze ein paar Platzhalter wie [firstName] und [companyName] ein, und jede Generierung sieht aus wie dein eigenes Dokument - nicht wie eine Systemvorlage. Dieser Guide führt dich durch die zwei eingebauten Vorlagen, wann eigene Vorlagen verfügbar sind, jeden Platzhalter, den die Engine versteht, wie du hochlädst und die praktischen Regeln für eine Vorlage, die jedes Mal sauber befüllt wird.

Wofür eigene Vorlagen sind

Vorlagen steuern das visuelle Layout deines generierten Motivationsschreibens - Schriften, Abstände, Kopf-/Fusszeilen, Signaturblöcke, deinen Namen oben in genau der Schrift, die du willst. preparAItor liefert zwei eingebaute Vorlagen, die out-of-the-box gut aussehen. Darüber hinaus erlaubt dir der Premium-Plan, deine eigene .docx-Vorlage hochzuladen, sodass jedes Motivationsschreiben zu deinem persönlichen Stil oder deinem Briefkopf als Berater passt.

Du baust eine eigene Vorlage einmal in Microsoft Word (oder einem anderen Editor, der .docx schreibt), markierst mit Platzhalter-Variablen wie [firstName], wo Inhalt eingefügt werden soll, und lädst die Datei hoch. Ab dann kann jede Generierung über deine Vorlage gerendert werden. Vollständig gebrandet, null manuelle Formatierung.

Wofür eigene Vorlagen gelten: Nur für das Motivationsschreiben. Bewerbungs-E-Mail, Interview-Q&A, Stellenzusammenfassung und Stellenausschreibung nutzen weiterhin die Systemlayouts - diese sind derzeit nicht nutzer-templatebar.

Plan-Verfügbarkeit

Der Upload eigener Vorlagen ist nur Premium. Free-, Starter- und Pro-Nutzer können nur die zwei eingebauten Vorlagen verwenden.

Das ist die korrekte Plan-Übersicht - eigene Vorlagen sind nicht in Pro enthalten. Wenn du gebrandete Briefköpfe für jede Bewerbung brauchst, ist Premium der Plan, der sie freischaltet.

Die zwei eingebauten Vorlagen

preparAItor liefert zwei systemseitig bereitgestellte Vorlagen, die aber nicht auf exakt denselben Plänen verfügbar sind:

• Standard-Vorlage - das Standardlayout. In Free trägt das generierte Dokument eine kleine Fusszeile "Generiert mit preparAItor"; in allen bezahlten Plänen (Starter, Pro, Premium) ist diese Fusszeile entfernt.
• Premium Professional - ein sauberes, wasserzeichenfreies Layout. Verfügbar auf Starter, Pro und Premium.

Beide sind in allen vier Ausgabesprachen (Englisch, Deutsch, Französisch, Italienisch) getestet und bewältigen auch lange Motivationsschreiben sauber. Du kannst sie ohne Konfiguration nutzen - wähle einfach bei der Generierung eine aus oder lege in den Einstellungen einen Standard fest.

Wenn du mit einer der eingebauten zufrieden bist, bist du fertig - kein Upload nötig. Eigene Vorlagen sind für den Fall, dass die eingebauten nicht deine sind.

Anforderungen an eine eigene Vorlage

Bevor du hochlädst, stelle sicher, dass die Datei diese Regeln erfüllt:

• Format - nur .docx (Word 2007 oder neuer). .doc, .rtf, .odt und .pdf werden alle abgelehnt. Exportiere bei Bedarf zuerst aus deinem Editor zu .docx.
• Grösse - maximal 1 MB pro Datei. Eine reine Text-Motivationsschreiben-Vorlage liegt meist deutlich unter 100 KB; wenn du 1 MB erreichst, hast du vermutlich eingebettete Bilder, die verkleinert oder entfernt werden sollten.
• Keine Makros - VBA/makrofähige Dokumente sind aus Sicherheitsgründen blockiert. Speichere als .docx, nicht als .docm.
• Nicht passwortgeschützt und nicht beschädigt - die Datei muss sich sauber öffnen lassen.

Die Validierung läuft beim Upload automatisch, und du bekommst eine klare Meldung zurück, wenn sie fehlschlägt.

Platzhalter-Syntax - Drei Regeln

Platzhalter sind die Magie, die dein Layout in ein ausgefülltes Motivationsschreiben verwandelt. Sie folgen drei einfachen Regeln:

1. Einfache eckige Klammern - [firstName], nicht {firstName} und nicht [[firstName]].
2. camelCase-Namen - [companyName], nicht [company_name] oder [company-name].
3. Nicht gross-/kleinschreibungssensitiv - [firstName], [firstname] und [FIRSTNAME] funktionieren alle gleich. Konsistenz innerhalb deiner Vorlage ist trotzdem eine gute Gewohnheit.

Zum Generierungszeitpunkt wird jeder Platzhalter durch den entsprechenden Wert aus deinem CV, der geparsten Stellenausschreibung oder dem KI-generierten Inhalt ersetzt.

Leere Felder entfernen ihre Zeile

Wenn ein Platzhalter für eine bestimmte Generierung keinen Wert hat - etwa weil die Stellenausschreibung keine Kontaktperson enthielt, sodass [companyContactPerson] leer ist - entfernt die Engine die gesamte Zeile mit diesem Platzhalter, statt eine Leerstelle oder den rohen Text [companyContactPerson] stehen zu lassen.

Deshalb kann deine Vorlage sicher optionale Felder enthalten: Wenn vorhanden, erscheinen sie; wenn sie fehlen, verschwindet die Zeile und das Layout bleibt sauber. Setze jeden optionalen Platzhalter in eine eigene Zeile, um das voll auszunutzen.

Vollständige Platzhalterreferenz

Platzhalter sind in vier Kategorien gruppiert. Das sind die einzigen Namen, die die Engine erkennt.

Persönlich (10 Platzhalter)

Unternehmen (15 Platzhalter, inklusive Anreicherungsfelder)

Stelle (9 Platzhalter)

Inhalt (1 erforderlich + 2 Aliase)

Reservierte Platzhalter

[emailText], [emailSubject], [interviewText] und [jobSummaryText] sind für die System-E-Mail-, Interview- und Stellenzusammenfassungs-Layouts reserviert. Sie werden von hochgeladenen eigenen Motivationsschreiben-Vorlagen nicht verarbeitet - sie in deine Vorlage zu setzen bringt nichts.

So lädst du eine Vorlage hoch

Sobald deine .docx bereit ist, ist der Upload schnell:

1. Öffne Einstellungen → Vorlagen.
2. Klicke auf Neue Vorlage hochladen.
3. Wähle deine .docx-Datei von deinem Rechner.
4. Gib der Vorlage einen Namen, den du später wiedererkennst (z. B. "Formell DE - lang" oder "Consulting-Briefkopf EN").
5. Die Datei wird automatisch validiert - meist in einer Sekunde oder zwei. Wenn die Validierung besteht, erscheint die Vorlage in deiner Bibliothek und steht für jede neue Generierung zur Verfügung.
6. Die erste Vorlage, die du je hochlädst, wird automatisch dein Standard. Danach kannst du jederzeit jede Vorlage zum Standard befördern.

Wenn die Validierung fehlschlägt, bekommst du eine Meldung mit dem Grund. Behebe das Problem und lade erneut hoch. Validierung kostet keine Credits, Iterieren ist also kostenlos.

Was die Validierung ablehnt

Häufige Gründe für einen fehlgeschlagenen Upload:

• Falsches Format - Datei ist kein .docx (z. B. .doc, .rtf, .odt, .pdf, .txt).
• Zu gross - Datei ist über 1 MB. Meist eingebettete Bilder; ersetze hochaufgelöste Logos durch komprimierte Versionen.
• Enthält Makros - jeglicher VBA-Code wird abgelehnt. Speichere die Datei nach dem Entfernen der Makros als .docx (nicht .docm).
• Passwortgeschützt - entferne das Passwort vor dem Upload.
• Beschädigt - die .docx konnte nicht geparst werden. Öffne sie in Word, speichere eine frische Kopie und lade die hoch.

Ein Minimalbeispiel

Eine schlichte Motivationsschreiben-Vorlage sieht in Word so aus:

[fullName]
[address]
[city], [postalCode]
[email] · [phone]

[currentDate]

[companyName]
[companyAddress]
[companyCity]

[applicationFor] [jobTitle]

[applicationText]

[signature]

Das war's. Jeder Platzhalter steht in seiner eigenen Zeile, wo es sinnvoll ist, sodass bei fehlendem [companyAddress] oder [companyCity] die Zeilen sauber zusammenklappen. Ersetze jede Zeile durch deine eigene Formulierung - die Engine achtet nur darauf, die Platzhalter in der richtigen Form zu finden.

Speicherobergrenze und Löschen von Vorlagen

Du kannst auf Premium bis zu 10 eigene Vorlagen speichern. Wenn du die Obergrenze erreichst, lösche eine nicht mehr genutzte vor dem Upload einer neuen.

Wenn du die Vorlage löschst, die aktuell als Standard gesetzt ist, wird automatisch die neueste verbleibende eigene Vorlage zum neuen Standard befördert. Wenn du jede eigene Vorlage löschst, fällt die Generierung auf das eingebaute Standard-/Premium-Professional-Layout zurück.

Vorlage bei der Generierung wählen

Es gibt zwei Wege, die verwendete Vorlage zu wählen:

• Standardvorlage - einmal in Einstellungen → Vorlagen festlegen. Jede neue Generierung nutzt diese Vorlage, sofern du nichts anderes wählst. Deine erste hochgeladene Vorlage wird automatisch zum Standard; den Standard kannst du jederzeit ändern.
• Überschreiben pro Generierung - auf dem Generierungsbildschirm (Schritt 3 des Wizards) wähle für diese Bewerbung jede beliebige Vorlage aus deiner Bibliothek (inklusive der zwei eingebauten). Nützlich, wenn du für ernsthafte Bewerbungen deine gebrandete Vorlage und für Sondierungsbewerbungen eine neutrale eingebaute willst.

Dieselbe Vorlage kann über alle vier Ausgabesprachen hinweg genutzt werden - sprachabhängige Platzhalter wie [applicationFor] und [currentDate] passen sich automatisch an, sodass du streng genommen keine separaten Dateien pro Sprache brauchst.

Best Practices für eine sauber befüllbare Vorlage

Eine Vorlage, die die Engine sauber befüllen kann, nutzt Standardmittel und steht sich nicht selbst im Weg.

• Nutze Standardschriften. Arial, Times New Roman und Calibri rendern vorhersehbar. Eigene Schriften werden bei der finalen PDF-Dokument-Konvertierung möglicherweise nicht konsistent gerendert.
• Halte die Formatierung einfach. Geradlinige Absätze und Überschriften funktionieren besser als komplexe mehrspaltige Layouts oder eigene Styles.
• Vermeide komplexe Tabellen und Grafiken. Sie können die Platzhalterersetzung und die Konvertierung zu einem PDF-Dokument stören. Einfache einspaltige Layouts sind am sichersten.
• Setze Platzhalter in Textabsätze, nicht in Textfelder. Die Ersetzung in Textfeldern funktioniert, ist aber fragiler als reguläre Absatztexte. Setze [fullName] in einen normalen Absatz, nicht in einen Textfeldkopf.
• Nimm jeden Platzhalter auf, den du wirklich brauchst. Fehlt [companyName], spricht das Motivationsschreiben den Arbeitgeber nicht an. Fehlt [applicationText], hat die Vorlage gar keinen Hauptteil.
• Keine Makros. VBA/Makros werden beim Upload aus Sicherheitsgründen abgelehnt. Speichere als .docx, nicht als .docm.
• Teste mit Beispieldaten. Lade deine Vorlage hoch, starte eine Generierung, öffne das Ergebnis und prüfe, dass jeder Platzhalter dort landet, wo du ihn erwartest. Korrigiere, lade erneut hoch, wiederhole. Der Validator fängt Syntaxfehler; nur eine echte Generierung fängt Layoutfehler.
• Halte eine Master-Vorlage pro Sprache. Einige Konventionen unterscheiden sich nach Locale - Adressformatierung, Datumsreihenfolge, Schlussformeln. Sauberer ist es, deine Master-Vorlage zu duplizieren und pro Sprache zu tweaken, statt vier Varianten in eine Datei zu pressen.
• Keine persönlichen Angaben hart codieren. Nutze Platzhalter ([fullName], [email], [phone]), damit deine Vorlage weiterhin funktioniert, wenn sich deine Adresse oder Telefonnummer ändert.

Tipps

Ein paar praktische Abkürzungen, die Zeit sparen:

• Starte mit einem generierten bearbeitbaren Word-Dokument als Referenz. Lade ein fertiges Motivationsschreiben aus einer aktuellen Generierung herunter (Pro und Premium enthalten die Ausgabe als bearbeitbares Word-Dokument), öffne es in Word und verwende es als Skelett für deine eigene Vorlage. Du bekommst die erwartete Struktur gratis - füge nur dein Branding hinzu und ersetze die befüllten Werte durch die passenden Platzhalternamen.
• Benenne deine Vorlagen klar. "Formell DE - lang" schlägt "Vorlage 3", wenn du in sechs Monaten aus der Liste auswählst.
• Entferne alte Entwürfe vor dem Upload von Ersatzvorlagen. Wenn du an der 10er-Grenze bist, lösche veraltete Versionen zuerst; stapel nicht v1, v2 und v3 in deiner Bibliothek.
• Iteriere mit einer Beispielstelle. Speichere eine realistische Test-Generierung und nutze sie jedes Mal, wenn du deine Vorlage feintunst. So vergleichst du Äpfel mit Äpfeln zwischen Versionen.
• Behalte ein lokales Backup deiner .docx. Vorlagen sind einfach zu ersetzen, aber wenn du Zeit ins Layout investiert hast, bewahre die Quelldatei auf deinem Rechner auf. Die hochgeladene Kopie ist für die Generierung; der Master lebt auf deiner Festplatte.

Verwandte Guides

• Wie du deine Bewerbungsdokumente generierst - wo du die Vorlage für eine Generierung wählst.
• Dokumentgenerierungsprozess - tieferer Blick auf Vorlagenauswahl, Sprache, Ton und Anpassungsoptionen.
• CV-Optimierung - die CV-Felder, die [firstName], [address] und [signature] in deiner Vorlage speisen.
• Abo-Verwaltung - was auf welchem Plan enthalten ist, einschliesslich des Premium-Kontingents für eigene Vorlagen.

Eigene Vorlagen sind ein einmaliges Setup, das sich mit jeder Generierung danach auszahlt. Investiere die 30 Minuten, eine saubere .docx mit den nötigen Platzhaltern zu bauen, lade sie hoch, und jedes Motivationsschreiben, das du ab dann sendest, sieht unverkennbar nach dir aus.