Application Tracker - Verwalte deine Jobsuche von Anfang bis Ende

Dein Generierungsverlauf enthält die PDF-Dokumente. Der Application Tracker enthält die Ergebnisse - mit wem du gesprochen hast, wo jede Bewerbung steht, wann du nachfassen musst und wie alles endete. Dieser Guide führt dich durch jeden Teil der Funktion: was du erfassen kannst, wie die beiden Ansichten funktionieren, die 10-Status-Pipeline, Sammelaktionen, Aufbewahrung, Exporte und die kleinen Gewohnheiten, die den Tracker wirklich nützlich machen statt zu einer weiteren veralteten Liste.

Was der Tracker leistet

Der Application Tracker ist die langfristige, bearbeitbare Aufzeichnung jeder Stelle, auf die du dich über preparAItor bewirbst. Für jede Bewerbung kannst du erfassen:

• Status - wo die Bewerbung aktuell in der Pipeline steht
• Kommentare - freie Notizen, die du nach und nach ergänzen kannst
• Kontakt - Name, E-Mail, Telefon und LinkedIn des Recruiters oder Hiring Managers
• Priorität - niedrig, mittel oder hoch, damit die wichtigen Bewerbungen hervorstechen
• Tags - bis zu 10 kurze Labels pro Eintrag für Branche, Standort, Tech-Stack oder was auch immer du filtern möchtest
• Nächste Aktion - eine einzeilige Erinnerung mit Fälligkeitsdatum
• Arbeitspensum und Bewerbungsweg - Vollzeit oder Teilzeit (mit Prozentangabe) und wie du dich beworben hast (elektronisch, persönlich, telefonisch)
• Absagegrund - optionale Notiz, falls die Bewerbung mit einer Absage endet
• Angehängte Dokumente - das generierte Motivationsschreiben, die Bewerbungs-E-Mail, Interview-Q&A, Stellenzusammenfassung und die Original-Stellenausschreibung

Jeder Eintrag ist bearbeitbar. Eine Stelle startet bei Applied, wandert über Interview 1 und Interview 2 weiter, vielleicht zu Offer und schliesslich zu Accepted oder Rejected. Du bestimmst den Verlauf - der Tracker hält ihn nur fest.

Tracker vs. Generierungsverlauf

Generierungsverlauf und Application Tracker sehen auf den ersten Blick ähnlich aus - beides sind Listen von Stellen, mit denen du gearbeitet hast. Sie sind aber nicht dasselbe.

Kurz gesagt: Der Verlauf enthält das PDF-Dokument; der Tracker enthält das Ergebnis. Das letzten Monat generierte Motivationsschreiben läuft in deinem Verlauf ab - das ist Absicht. Die Erinnerung daran, dass du dich bei diesem Unternehmen beworben, mit einem bestimmten Recruiter gesprochen, ein Interview vereinbart und das Angebot bekommen hast - die bleibt ein ganzes Jahr im Tracker.

Zwei Ansichten: Kanban und Liste

Du kannst deine Bewerbungen in der Ansicht anzeigen, die gerade passt. Beide Ansichten zeigen dieselben Daten; du kannst frei wechseln.

• Kanban-Board - Spalten für jede Pipeline-Stufe. Ziehe Karten per Drag-and-Drop zwischen Spalten, um den Status zu aktualisieren. Ideal für einen schnellen visuellen Überblick.
• Listenansicht - eine kompakte Tabelle mit sortierbaren Spalten (Unternehmen, Status, Bewerbungsdatum, nächste Aktion, Priorität). Ideal, um in einer grossen Pipeline effizient zu arbeiten, ohne seitlich zu scrollen.

Nutze das Kanban-Board, wenn du das visuelle Bild willst, und die Listenansicht, wenn du viele Einträge effizient abarbeiten möchtest.

Die 10-Status-Pipeline

Tracker-Einträge durchlaufen eine definierte Statusfolge. Du aktualisierst den Status manuell, während die Bewerbung fortschreitet.

Statusänderungen werden im Aktivitätsprotokoll jedes Eintrags automatisch mit Zeitstempel versehen, sodass du immer nachvollziehen kannst, wann welcher Übergang stattfand. Du kannst den Status entweder über das Dropdown im Eintrag oder per Drag-and-Drop zwischen den Spalten des Kanban-Boards aktualisieren.

Zwei Wege, einen Eintrag zu erstellen

Es gibt zwei Pfade in den Tracker. Wähle den, der zu deinem Bewerbungsstart passt.

1. Aus dem Generierungsverlauf speichern

Öffne einen Eintrag in deinem Generierungsverlauf und klicke auf In Tracker speichern. Die generierten Dokumente (Motivationsschreiben, Bewerbungs-E-Mail, Interview-Q&A, Stellenzusammenfassung, Stellenausschreibung) und der geparste Stelleneintrag werden automatisch angehängt. Wähle einen Startstatus, fertig.

Das ist der häufigste Weg - du generierst ein Motivationsschreiben, schickst es ab, speicherst den Eintrag. Der Tracker übernimmt alles, was du bereits gemacht hast. Angehängte Dokumente bleiben am Tracker-Eintrag erhalten, auch nachdem der ursprüngliche Verlaufseintrag abgelaufen ist.

2. Manuellen Eintrag hinzufügen

Öffne Tracker in der Hauptnavigation und klicke auf Bewerbung hinzufügen. Gib Unternehmensname, Stellentitel, Bewerbungsdatum und alles Weitere ein, was du festhalten möchtest. Du kannst auch eine URL der Stellenausschreibung einfügen - sie wird rein als Referenz beim Eintrag gespeichert (es gibt kein automatisches Scraping der URL, die Kopffelder füllst du also selbst aus).

Manuelle Einträge sind nützlich, wenn du dich über einen anderen Kanal beworben hast - eine Empfehlung, eine Recruiter-E-Mail, eine Direktnachricht - und nie den Generierungsablauf in der App genutzt hast.

Duplikat-Erkennung

Wenn du einen manuellen Eintrag für eine Kombination aus Unternehmen + Stellentitel anlegst, die du bereits getrackt hast, markiert die App das potenzielle Duplikat, damit du nicht versehentlich zwei Einträge für dieselbe Bewerbung anlegst. Du kannst die Warnung überstimmen und trotzdem speichern, wenn es wirklich eine andere Rolle beim selben Unternehmen ist.

Kapazität pro Plan

Jeder Plan begrenzt, wie viele aktive Tracker-Einträge du gleichzeitig halten kannst:

Die Obergrenze ist hart. Wenn du sie erreichst, ist das Hinzufügen eines neuen Eintrags blockiert, bis du einen Platz freimachst. Du hast zwei Optionen:

1. Alte Einträge löschen. Abgelehnte oder zurückgezogene Bewerbungen von vor Monaten sind meist die einfachsten Kandidaten.
2. Auf einen höheren Plan upgraden. Sofort mehr Platz, und deine bestehenden Einträge bleiben erhalten.

Für eine aktive Jobsuche reicht Pro meist aus. Premium ist für die lange, strukturierte Kampagne - Führungskräfte, Berater oder alle, die Dutzende Bewerbungen parallel laufen lassen.

Ein Downgrade löscht niemals bereits gespeicherte Einträge. Wenn du mit 40 Einträgen von Pro auf Starter wechselst, bleiben deine 40 Einträge erhalten - du kannst nur keine neuen hinzufügen, bis du wieder unter der neuen Obergrenze von 15 bist.

365-Tage-Aufbewahrung

Jeder Tracker-Eintrag wird 365 Tage ab Eintritt in den Tracker aufbewahrt - nicht ab der letzten Bearbeitung. Ein Jahr nach dem Import oder der Erstellung im Tracker wird der Eintrag gelöscht.

Das ist lang genug, um einen vollen Jahreszyklus der Jobsuche abzudecken (im Januar beworben, im Mai gehört, im Juli unterschrieben, im Dezember reflektiert), aber nicht für immer. Der Tracker ist kein lebenslanges Archiv. Wenn du etwas über das 365-Tage-Fenster hinaus behalten willst, exportiere es vor Ablauf.

Löscherinnerungen

Du erhältst zwei E-Mails, bevor ein Eintrag gelöscht wird:

• 30 Tage vor der Löschung - erste Vorwarnung, Zeit zum Exportieren oder Herunterladen.
• 7 Tage vor der Löschung - letzte Erinnerung.

Beide E-Mails enthalten direkte Links zurück zum Eintrag, damit du ihn öffnen, den Datensatz exportieren und angehängte Dokumente herunterladen kannst.

Kann ich die Aufbewahrung verlängern?

Nein. 365 Tage sind die Obergrenze und können nicht verlängert werden. Wenn du eine Aufzeichnung über dieses Fenster hinaus brauchst, exportiere den Eintrag (CSV, PDF oder ZIP mit Dokumenten) vor Ablauf und archiviere den Export lokal. Sobald ein Eintrag gelöscht ist, kann er nicht wiederhergestellt werden.

Eine realistische Bewerbungsreise dokumentieren

Der typische Weg einer Bewerbung durch den Tracker sieht so aus:

1. Applied - du hast die Dokumente gesendet. Eintrag erstellt mit angehängtem Motivationsschreiben, E-Mail und weiteren Dokumenten.
2. Waiting - der Ball liegt bei ihnen. Füge einen Kommentar mit dem Text der Eingangsbestätigung hinzu. Setze eine Nächste Aktion: "in 7 Tagen nachfassen".
3. Interview 1 - ein Recruiter meldet sich. Füge ihn als Kontakt hinzu (Name, E-Mail, Telefon, LinkedIn). Ändere die Nächste Aktion auf "Interview-Runde 1 vorbereiten".
4. Interview 2 - zweite Runde. Ergänze Kommentare, wie Runde 1 verlief, welche Fragen kamen und was du anders machen würdest.
5. Offer - du hast das Angebot. Ergänze Kommentare mit Details (Gehalt, Leistungen, Startdatum) - diese leben in den freien Notizen, nicht in einem strukturierten Formular.
6. Accepted - fertig. Der Eintrag wird für das nächste Jahr zur Referenz.

An jedem Punkt kannst du zu Rejected oder Withdrawn abzweigen. Jeder Übergang ist im Aktivitätsprotokoll mit Zeitstempel versehen, sodass du drei Monate später noch genau sehen kannst, wann was passiert ist.

Das Feld Nächste Aktion

Jeder Eintrag hat eine optionale Nächste Aktion - ein kurzes Label plus Fälligkeitsdatum. Beispiele:

• "Recruiter nachfassen" - fällig in 7 Tagen
• "Interview-Runde 2 vorbereiten" - fällig morgen
• "Angebot annehmen oder ablehnen" - fällig in 3 Tagen

Das Fälligkeitsdatum wird auf der Eintragskarte angezeigt. Bei Überfälligkeit wird die Karte im Board oder in der Listenansicht hervorgehoben, damit du sie nicht übersiehst.

Das ist ein visueller Hinweis in der App, keine E-Mail-Erinnerung. Der Tracker sendet keine Follow-up-E-Mails. Die einzigen Tracker-E-Mails sind die 30-Tage- und 7-Tage-Aufbewahrungswarnungen. Wenn du E-Mail-Erinnerungen brauchst, nutze deinen Kalender - was der Tracker dir bietet, ist ein verlässlicher visueller Hinweis jedes Mal, wenn du ihn öffnest.

Sammelaktionen

Wenn du mit einer grossen Pipeline arbeitest, kannst du mehrere Einträge gleichzeitig bearbeiten:

• Sammel-Statusänderung - mehrere Einträge in einer Aktion auf eine neue Stufe heben. Beispiel: fünf Einträge in "Waiting" nach einer Welle von Absage-E-Mails als "Rejected" markieren.
• Sammellöschung - mehrere Einträge in einer Aktion entfernen.
• Sammeldokumenten-Download (pro Eintrag) - öffne einen Eintrag und lade alle angehängten Dokumente (Motivationsschreiben, E-Mail, Q&A, Zusammenfassung, Stellenausschreibung) als ZIP herunter. Das ist eine Premium-Funktion. Die Formate im ZIP richten sich nach den Download-Berechtigungen deines Plans und nach deinen Einstellungen → Präferenzen → Sammeldownload-Schaltern (PDF / DOCX / TXT pro Dokumenttyp), genau wie beim Sammeldownload im Generierungsverlauf.

Der Sammeldokumenten-Download ist pro Eintrag - es gibt kein ZIP, das mehrere Einträge kombiniert. Um Dokumente mehrerer Bewerbungen zu ziehen, öffne jeden Eintrag einzeln.

Tracker exportieren

Wenn ein Eintrag kurz vor Ablauf steht oder du einfach ein persönliches Backup willst, kannst du deinen Tracker exportieren:

• CSV-Export - eine flache Tabelle deiner Einträge mit Spalten für Bewerbungsdatum, Unternehmen, Stellentitel, Kontakt, Status, Arbeitspensum, Bewerbungsweg und (falls vorhanden) Absagegrund. Öffne sie in Excel, Google Sheets oder Numbers.
• PDF-Dokument-Export - dieselbe Zusammenfassung als druckbares Dokument.
• ZIP mit Dokumenten pro Eintrag (Premium) - alle angehängten Dokumente eines einzelnen Eintrags, gebündelt wie im Abschnitt Sammelaktionen oben beschrieben.

Exporte laufen in deinem Browser, du bekommst also immer eine lokale Kopie. Besonders nützlich vor grossen Aufbewahrungsstichtagen - ein Tracker-Export einmal im Monat ist eine günstige Versicherung, und Exporte kosten keine Credits.

Nach Ablauf der 365-Tage-Aufbewahrung können gelöschte Einträge nicht wiederhergestellt werden - auch nicht durch den Kundensupport. Erst exportieren, dann ablaufen lassen.

Was der Tracker nicht leistet

Ein paar Dinge, die man vom Tracker gelegentlich erwartet, die er aber nicht leistet, damit es keine Überraschungen gibt:

• Kein Angebotsvergleich-Screen. Es gibt keine eigene Ansicht für den direkten Angebotsvergleich. Du kannst das Board auf die Spalte Offer filtern, um alle aktiven Angebote zu sehen, und Gehalt, Leistungen und Startdatum in die Kommentare jedes Eintrags schreiben.
• Keine Follow-up-E-Mails. Der Tracker sendet keine E-Mail-Erinnerungen, wenn eine Nächste Aktion fällig ist. Das sind rein visuelle Hinweise in der App. Nur die 30-Tage- und 7-Tage-Aufbewahrungswarnungen kommen per E-Mail.
• Kein Auto-Import aus URL. Du kannst bei einem manuellen Eintrag eine Stellenausschreibungs-URL einfügen, aber sie wird rein als Referenz gespeichert - der Tracker scrapet die URL nicht und füllt Titel, Unternehmen oder Beschreibung nicht automatisch aus. Um geparste Stellendaten zu erhalten, führe die Stelle zuerst durch den Generator und speichere diese Generierung in den Tracker.
• Keine Credit-Kosten. Das Erstellen, Bearbeiten, Aktualisieren und Löschen von Tracker-Einträgen ist kostenlos. Credits werden nur für KI-Aktionen verbraucht (Parsing, CV-Analyse, Dokumentgenerierung, Interview-Sitzungen). Der Tracker selbst ist innerhalb der Plan-Kapazität immer kostenlos nutzbar.

Tipps, um das Beste aus dem Tracker herauszuholen

Ein Tracker funktioniert, wenn du mit ihm arbeitest. Ein paar kleine Gewohnheiten bringen viel:

• Speichere direkt nach dem Bewerben in den Tracker. Die 365-Tage-Aufbewahrungsuhr startet beim Eintritt in den Tracker, es gibt also keinen Vorteil beim Warten. Und wenn du gleich nach dem Absenden speicherst, ist die Generierung noch frisch im Verlauf und hängt sich sauber an.
• Aktualisiere Status am selben Tag. Ein Tracker mit veralteten Status ist ein Tracker, dem du nicht mehr vertraust. Wenn sich etwas ändert, aktualisiere es sofort - das dauert Sekunden.
• Nutze Kommentare wie ein Tagebuch. Jede Interaktion - der Anruf mit dem Recruiter, der Name des Interviewers, die komische Frage, die sie gestellt haben - gehört in die Kommentare. Das zukünftige Ich wird dem heutigen Ich danken, wenn ein Recruiter sich sechs Monate später wieder meldet.
• Setze für jeden offenen Eintrag eine Nächste Aktion. Der beste Weg, um sie nicht versehentlich zu geistern. Mach das Fälligkeitsdatum realistisch: Wenn du gesagt hast "ich melde mich in einer Woche", ist die Nächste Aktion "nachfassen" mit einem Datum in 7 Tagen.
• Nutze Priorität und Tags, um das Rauschen zu durchbrechen. Markiere die drei wichtigsten Bewerbungen als hohe Priorität; tagge Einträge nach Branche oder Standort, um schnell zu filtern. Max. 10 Tags pro Eintrag sind reichlich.
• Exportiere monatlich. Lade alle paar Wochen eine CSV als persönliches Backup herunter, vor allem wenn Einträge kurz vor der 30-Tage- oder 7-Tage-Löschwarnung stehen.
• Lösche alte Absagen ohne Zögern. Sobald du eine Absage verdaut hast, hält das Löschen des Eintrags das Board übersichtlich und macht Platz für neue Bewerbungen, besonders in kleineren Plänen.

Datenschutz und Daten

Tracker-Einträge werden in deinem Konto gespeichert und sind nur für dich zugänglich. Aus deinem Generierungsverlauf kopierte Dokumente bleiben auf dieselbe Weise geschützt. Kommentare werden als Klartext in deinem eigenen Konto gespeichert. Der Tracker teilt keine Daten mit Dritten.

Das Löschen eines Tracker-Eintrags löscht nicht den entsprechenden Generierungsverlauf-Eintrag - das sind separate Datensätze. Der Generierungsverlauf-Eintrag läuft weiter nach seinem eigenen Aufbewahrungsplan (1, 7 oder 30 Tage) ab.

Verwandte Guides

• Generierungsverlauf und Downloads - der kurzlebige Zwischenspeicher für generierte Dateien. Für Langzeitaufzeichnungen in den Tracker speichern.
• Wie du deine Bewerbungsdokumente generierst - erstelle die Dokumente, die beim Speichern einer Generierung in den Tracker automatisch angehängt werden.
• KI-gestützte Interviewvorbereitung - wenn dein Tracker-Status zu Interview 1 wechselt, bereitest du dich hier vor.
• Benachrichtigungspräferenzen - steuere, welche Tracker-E-Mails (30-Tage-/7-Tage-Aufbewahrungswarnungen) du erhältst.

Der Tracker ist eine kleine Änderung der Gewohnheit und eine grosse Änderung der Sicherheit. Zwei Minuten pro Bewerbung, aktualisiert, sobald etwas passiert - und ein Jahr später weisst du noch genau, wer wann was gesagt hat.