CV-Verwaltung - CVs hochladen, bearbeiten und organisieren

Jede Bewerbung in preparAItor beginnt mit einem analysierten CV: Du lädst eine Datei einmal hoch, die KI extrahiert sie in strukturierte Abschnitte, und ab dann arbeitest du mit diesen strukturierten Daten — du wählst sie für Bewerbungen aus, bearbeitest sie kostenlos und behältst mehrere Versionen für verschiedene Rollen.

Dieser Guide behandelt die Verwaltungsseite: Hochladen, analysierte Abschnitte prüfen und bearbeiten, einen Standard festlegen und mit deinen Speicherplätzen umgehen. Um aus diesen Daten ein poliertes PDF zu gestalten und zu exportieren, geht es im CV Maker Guide weiter.

Wo deine CVs liegen

Deine CV-Bibliothek erscheint an zwei Stellen in der App, gestützt auf denselben Speicher:

• Apply AI (Hauptnavigation): Schritt 1 des Bewerbungs-Wizards mit dem Titel Schritt 1: Lebenslauf hochladen & auswählen zeigt alle deine CVs, damit du einen für die aktuelle Bewerbung auswählen kannst. Hier liegt auch das vollständige Menü pro CV (bearbeiten, Standard festlegen, löschen).
• CV Builder (Hauptnavigation): öffnet mit einem Tab CV-Speicher, der dieselben CVs auflistet. Ein Klick auf einen CV öffnet hier den ganzseitigen Design-Editor — nimm diesen Weg, wenn du am CV selbst arbeiten willst, statt eine Bewerbung zu erstellen.

Teil 1: Einen CV hochladen

Dateianforderungen

• Formate: PDF-Dokumente und reine Textdateien (.txt)
• Maximale Grösse: 5 MB
• PDF-Seitenlimit: bis zu 5 Seiten
• Textdateien: zwischen 100 und 25'000 Zeichen
• Gescannte PDFs funktionieren meist (die KI liest sie visuell), aber saubere textbasierte PDFs werden am zuverlässigsten analysiert

Upload-Schritte

1. Öffne Apply AI in der Navigation (oder CV Builder → CV-Speicher).
2. Suche die Upload-Dropzone — sie zeigt «Lebenslauf hierher ziehen oder klicken zum Durchsuchen» (oder einen kompakten Streifen «Lebenslauf hierher ziehen oder klicken», wenn du bereits CVs hast).
3. Ziehe deine Datei darauf oder klicke, um den Dateiwähler zu öffnen.
4. Die Analyse startet sofort. Eine Verarbeitungs-Karte erscheint in deiner Bibliothek; die Extraktion dauert typischerweise 45–60 Sekunden (grössere CVs dauern länger).
5. Sobald die Analyse fertig ist, wird der neue CV automatisch ausgewählt — im Wizard kannst du direkt zum Stellen-Schritt weitergehen.

Jeder neue Upload kostet 15 Credits. Schlägt die Analyse fehl, zeigt die Karte «Upload fehlgeschlagen» mit der Aktion «Erneut hochladen».

Noch keine Datei? Klicke stattdessen auf «Lebenslauf von Grund auf erstellen» — wähle, ob du leer oder mit einem Beispiel-CV startest; der CV öffnet sich im Editor, ohne Upload und ohne Credit-Kosten.

Einen tieferen Blick auf Upload-Sonderfälle bietet der CV-Upload-Guide.

Teil 2: Deine CV-Bibliothek

Anatomie einer CV-Karte

Jeder gespeicherte CV erscheint als Karte mit:

• dem Lebenslauf-Namen (ein Stern-Symbol markiert deinen Standard-CV)
• der Zuletzt geändert-Zeit (z. B. «Heute», «vor 2 Tagen»)
• einem 3-Punkte-Aktionsmenü am rechten Rand

Im Apply-AI-Wizard enthält das Menü Bearbeiten, Als Standard-Lebenslauf festlegen (bzw. Standard entfernen) und Löschen. In der Speicher-Ansicht des CV Builders bietet das Menü nur Löschen — dort bearbeitest du, indem du einfach auf die Karte klickst.

Mit mehreren gespeicherten CVs hilft dir ein Feld «Lebensläufe suchen...» beim Filtern nach Namen.

Einen Standard-CV festlegen

1. Gehe zu Apply AI, Schritt 1.
2. Öffne das 3-Punkte-Menü auf dem CV, den du am häufigsten verwendest.
3. Klicke auf Als Standard-Lebenslauf festlegen.

Der Standard-CV bekommt einen Stern auf seiner Karte und ist automatisch vorausgewählt, wann immer du eine neue Bewerbung startest. Zum Aufheben öffnest du dasselbe Menü und klickst auf Standard entfernen. Nur vollständig analysierte («bereite») CVs können als Standard festgelegt werden.

Speicherplätze pro Plan

Wie viele CVs du speichern kannst, hängt von deinem Abo ab:

• Free: 50 CV
• Pro: 50 CVs
• Premium: 50 CVs

Mehrere Plätze erlauben dir rollenspezifische Versionen (z. B. einen technischen CV und einen Management-CV) oder Sprachversionen nebeneinander. Details zu den Plänen findest du unter Abo-Verwaltung.

Wenn der Speicher voll ist

Lädst du hoch, während alle Plätze belegt sind, öffnet sich ein Dialog «CV-Speicher voll», statt dich zu blockieren. Er listet deine vorhandenen CVs (älteste zuerst), sagt dir, wie viele du entfernen musst, und lässt dich wählen, welche du opferst. Klicke auf Löschen & Fortfahren, um den Platz freizugeben und den neuen Upload in einem Schritt fortzusetzen.

Wird ein CV noch analysiert, während der Speicher voll ist, warte, bis er fertig ist — laufende Uploads können nicht ersetzt werden.

Teil 3: Einen analysierten CV bearbeiten

Bearbeiten kostet nie Credits — nur neue Uploads. Um den Editor aus Apply AI zu öffnen, klicke auf das 3-Punkte-Menü der CV-Karte → Bearbeiten. Das Fenster Lebenslauf bearbeiten öffnet sich mit sieben Tabs:

1. Persönliches & Zusammenfassung

• Lebenslauf-Name — eine freundliche Bezeichnung, um diesen CV in deiner Bibliothek zu identifizieren (z. B. «Software Engineer CV»). Das ist der Name, der auf der Karte angezeigt wird.
• Berufliche Zusammenfassung — dein Einleitungsabsatz, mit Rich-Text-Formatierung (siehe unten).
• Persönliche Angaben, Kontaktinformationen, Adresse und Online-Profile — Name, E-Mail, Telefon, Adresse, LinkedIn und andere Links. Prüfe diese sorgfältig: Sie fliessen in jedes generierte Dokument ein.
• Mit Profil synchronisieren — kopiert die persönlichen Angaben des CVs in dein Nutzerprofil, damit andere Funktionen sie wiederverwenden können. Hast du ungespeicherte Änderungen, bietet ein Dialog «Änderungen vor Synchronisierung speichern» die Option Speichern & Synchronisieren.

2. Berufserfahrung

Ein Eintrag pro Position mit Berufsbezeichnung / Position, Firmenname, Standort, Startdatum / Enddatum (oder der Checkbox «Aktuell beschäftigt») und Hauptverantwortlichkeiten & Erfolge — eine Rich-Text-Beschreibung, in der Aufzählungspunkte mit konkreten Kennzahlen am besten wirken. Nutze Erfahrung hinzufügen für fehlende Positionen und die Pfeile Move up / Move down, um Einträge neu zu ordnen.

3. Bildung

Institution / Universität, Abschluss, Studienfach, Standort, Daten (umschaltbar zwischen Zeitraum, einzelnem Datum oder ohne Daten), optionaler Notendurchschnitt und eine Beschreibung Zusätzliche Informationen für Auszeichnungen, Kurse oder Abschlussarbeitstitel. Bildung hinzufügen erstellt neue Einträge.

4. Fähigkeiten

Zwei Listen: Technische Fähigkeiten und Soft Skills. Tippe eine Fähigkeit und drücke Enter, um sie als Chip hinzuzufügen; klicke auf das Entfernen-Symbol eines Chips, um ihn zu löschen. Der Editor bietet auch vorgeschlagene Fähigkeiten, die du mit einem Klick hinzufügen kannst.

5. Sprachen

Jede Sprache hat einen Namen («Aus Liste auswählen oder eigene eingeben») und einen Kenntnisstand. Der Kenntnisstand ist Freitext: Wähle einen Vorschlag wie Muttersprache, Fliessend (C2) oder Mittelstufe (B1) — oder tippe deine eigene Formulierung.

6. Projekte & Erfolge

Bemerkenswerte Arbeit jenseits der Anstellung: Projekttitel, Ihre Rolle, Daten, Projektbeschreibung (Rich Text), Verwendete Technologien und ein optionaler Projekt-Link (GitHub, Live-Demo, Portfolio).

7. Weitere Abschnitte

Aufklappbare Bereiche für alles Weitere, was der Parser gefunden hat oder du ergänzen willst:

• Webseiten & soziale Netzwerke
• Hobbys & Interessen
• Weiterbildungen
• Referenzen
• Zeugnisse
• Allgemeine Erfahrung (Freiwilligenarbeit, Militärdienst usw.)
• Datenschutzerklärung
• Benutzerdefiniert — freie Blöcke für alles, was nicht in die Standardstruktur passt

Rich-Text-Formatierung

Fliesstext-Felder — die berufliche Zusammenfassung sowie die Beschreibungsfelder in Berufserfahrung, Bildung, Projekten, Weiterbildungen, allgemeiner Erfahrung und benutzerdefinierten Textabschnitten — unterstützen Formatierung über eine kleine Werkzeugleiste:

• Fett (Strg+B) und kursiv (Strg+I)
• Aufzählung und Nummerierte Liste
• Links über die Link-Schaltfläche

Diese Formatierung wird in die gestaltete Ausgabe des CV Builders übernommen — Aufzählungen und Hervorhebungen, die du hier setzt, erscheinen im finalen PDF.

Speichern und Validierung

• Änderungen werden in diesem Fenster nicht automatisch gespeichert. Nutze Speichern, um zu sichern und weiterzuarbeiten, oder Speichern & Schliessen, um abzuschliessen. Zuruecksetzen verwirft deine Änderungen zurück zum letzten gespeicherten Stand.
• Ein Chip «Nicht gespeichert» erscheint in der Kopfzeile, solange du offene Änderungen hast. Schliessen mit ungespeicherten Änderungen löst einen Dialog «Ungespeicherte Änderungen» mit Weiter bearbeiten und Änderungen verwerfen aus.
• Ungültige Felder zeigen darunter eine Fehlermeldung, und Tabs mit Fehlern tragen einen roten Badge mit der Fehleranzahl, damit du Probleme schnell findest.

Bearbeiten im CV Builder

Der Tab Erstellen des CV Builders bearbeitet dieselben Abschnitte in einem ganzseitigen Layout mit Live-Vorschau — und dort werden deine Änderungen automatisch gespeichert (eine Statusanzeige zeigt «Speichert» → «Gespeichert»). Über das Kopfzeilen-Menü des Builders kannst du ausserdem zwischen Deine CVs, Neuen CV hochladen, Leeren CV erstellen und Aktuellen CV umbenennen wechseln. Design-Steuerung (Vorlagen, Farben, Layout, Foto, Export) behandelt der CV Maker Guide.

Teil 4: CVs löschen

Einzeln löschen

1. Öffne das 3-Punkte-Menü der CV-Karte und klicke auf Löschen.
2. Ein Dialog «Lebenslauf löschen» fasst den CV zusammen (Name, E-Mail, Anzahl Einträge) und warnt: Die Löschung kann nicht rückgängig gemacht werden — alle mit dem CV verbundenen Daten werden dauerhaft entfernt.
3. Klicke auf Löschen bestätigen.

War der CV für deine aktuelle Bewerbung ausgewählt, hebt das Löschen diese Auswahl auf. Löschen gibt sofort einen Speicherplatz frei.

Mehrere löschen

Bei mehreren CVs klickst du über der Bibliothek auf Mehrere auswählen. Die Karten wechseln zu Checkboxen; nutze Alle auswählen oder hake einzelne CVs an und klicke dann auf Löschen. Ein Bestätigungsdialog nennt die Anzahl, bevor etwas entfernt wird.

Hinweis: Das Löschen eines CVs erstattet die für die Analyse ausgegebenen Credits nicht zurück — bevorzuge daher Bearbeiten statt Löschen-und-neu-Hochladen.

Teil 5: Credits und Best Practices

Was Credits kostet

• Neuer CV-Upload (Analyse): 15 Credits
• Bearbeiten eines vorhandenen CVs: kostenlos — immer
• Lebenslauf von Grund auf erstellen: kostenlos (keine Analyse beteiligt)

Dein monatlicher Credit-Pool nach Plan:

• Free: 250 Credits / Monat
• Pro: 1500 Credits / Monat
• Premium: 4000 Credits / Monat

Fällt dein Guthaben unter 15 Credits, wird die Upload-Dropzone mit einem Hinweis auf unzureichende Credits deaktiviert — bis zum nächsten Abrechnungszeitraum oder einem Upgrade. Alle Details im Credit-System-Guide.

Bearbeiten statt neu hochladen

• Bearbeite den vorhandenen CV (kostenlos) für neue Fähigkeiten, aktualisierte Daten, korrigierte Tippfehler oder eine neue Position bei gleicher Struktur.
• Lade eine neue Datei hoch (15 Credits) nur, wenn du ein wirklich anderes Dokument hast — eine andere Karriererichtung oder einen professionell neu geschriebenen CV.
• Gib jedem CV einen klaren Lebenslauf-Namen im Tab «Persönliches & Zusammenfassung», damit deine Bibliothek übersichtlich bleibt.
• Nach dem Korrigieren persönlicher Angaben nutze einmal Mit Profil synchronisieren, damit dein Kontoprofil übereinstimmt.

Datenschutz

CV-Daten werden im Ruhezustand verschlüsselt und sind auf dein Konto beschränkt; sie werden nicht zum Trainieren von KI-Modellen verwendet. Das Löschen deines Kontos (Einstellungen → Konto) entfernt jeden gespeicherten CV sofort, ohne Wiederherstellungsfenster.

Troubleshooting

«Datei ist zu gross (max. 5MB)» — komprimiere das PDF (viele CVs schrumpfen drastisch, wenn eingebettete Fotos verkleinert werden) oder exportiere eine textbasierte Version.

«Ungültiger Dateityp» — nur PDF und .txt werden akzeptiert. Exportiere Word-Dokumente vor dem Upload als PDF.

«Textdatei ist zu kurz» — .txt-Uploads brauchen mindestens 100 Zeichen echten Inhalt.

Die Analyse lieferte falsche oder fehlende Daten — öffne Bearbeiten und korrigiere die Felder direkt; das ist kostenlos. Standard-Abschnittsüberschriften und konsistente Formatierung in der Quelldatei verbessern die Extraktion beim nächsten Mal.

«Speicherlimit erreicht» — lösche einen alten CV über sein 3-Punkte-Menü, nutze den Ersetzen-Dialog beim Upload oder upgrade für mehr Plätze.

Nächste Schritte

1. Eine Stellenanzeige verarbeiten — kombiniere deinen CV mit einer Stelle, auf die du dich bewirbst
2. Bewerbungsdokumente generieren — Motivationsschreiben und E-Mails aus deinem analysierten CV
3. Deinen CV gestalten — verwandle die strukturierten Daten in ein poliertes, exportierbares PDF
4. Deinen CV optimieren — verbessere die inhaltliche Qualität vor der Bewerbung

Deine CV-Bibliothek ist nun eingerichtet und bereit für KI-gestützte Bewerbungen.